Papieren ritlijsten, losse CMR’s en wijzigingen die pas aan het einde van de dag werden verwerkt: bij veel sierteelttransporteurs is dit al lange tijd de norm. Met de vraag of het overzichtelijker en minder foutgevoelig kon, startte Faber Bloementransport een test met onze nieuwe Chauffeursapp. Inmiddels werkt de volledige dagploeg ermee, onder begeleiding van Jan Hoving, verantwoordelijk voor de automatisering binnen het bedrijf.
Verwerking achteraf en risico op fouten
Chauffeurs gingen op pad met stapels ritlijsten. Nieuwe stops stuurden planners als PDF tijdens de rit door. Chauffeurs zochten dan een printer of lazen informatie van hun telefoon en noteerden mutaties op andere lijsten om die later op kantoor over te schrijven. Pas de volgende dag werd duidelijk wat er daadwerkelijk was gebeurd.
Dat maakte het proces kwetsbaar, zegt Jan: “Als iemand vergeet te noteren dat er twee karren extra geladen zijn of het wordt niet doorgegeven, dan zijn die karren weg en leveren ze niks op. Dat is gewoon zonde.”
“De rit kun je nu in principe al facturatie klaar maken, terwijl de chauffeur nog onderweg is.”
– Jan Hoving
Vastleggen tijdens de rit
Met de chauffeursapp verschijnen ritten en wijzigingen direct op het scherm van de chauffeur. “Nu kunnen planners gewoon een nieuwe rit aanmaken en komt die meteen beschikbaar voor de chauffeur, ook als die al onderweg is.”
Mutaties worden tijdens de rit vastgelegd in plaats van achteraf ingevoerd. Daardoor heb je volgens Jan “realtime inzicht in wijzigingen” en hoef je niet meer te wachten “tot de volgende dag om alles te verwerken.” Planners en chauffeurs werken met dezelfde actuele informatie, op hetzelfde moment.
Meer overzicht, minder naverwerking
Doordat registratie direct plaatsvindt, is er minder administratieve naverwerking en minder kans op fouten. Planners weten precies welke stops, acties en mutaties er zijn uitgevoerd en kunnen daardoor sneller controleren en afronden. “De rit kun je nu in principe al facturatieklaar maken, terwijl de chauffeur nog onderweg is.”
Het proces verschuift van corrigeren achteraf naar sturen tijdens de uitvoering. Dat zorgt voor een overzichtelijker proces en betere afstemming tussen planners en chauffeurs.
Ook eCMR is geïntegreerd in de app. Waar eerder papieren CMR’s en later een aparte applicatie werd gebruikt, gaat nu alles via de chauffeursapp. “We hadden soms jongens die voor 16 adressen een CMR mee moesten nemen. Dan heb je dus 16 CMR’s van 4 A4’tjes per stuk mee. Plus nog alle ritlijsten van onszelf.” Nu worden CMR’s digitaal afgetekend met automatische tijd- en locatiestempel. “Het is overzichtelijker. Eén apparaat in je hand in plaats van papieren en losse apps. Dat is gewoon van deze tijd.”
Draagvlak en doorontwikkeling
Zoals bij elke verandering was er aanvankelijk terughoudendheid. “Wat de boer niet kent, dat eet hij niet.” Zegt Jan lachend. Toch startte Jan met een paar enthousiaste collega’s een kleine testgroep. “De chauffeurs die het echt veel gebruiken, zijn alleen maar positief en willen nu niet anders. Zij fungeren inmiddels als interne ambassadeurs.”
Faber denkt ook mee over verdere ontwikkeling. “Ik vind het mooi om aan de wieg te staan en mee te werken aan iets wat juist voor ons werkbaar is.” Dat de oplossing aansluit op de praktijk is doorslaggevend: “Dit is echt geënt op ons werk. Dat vind ik hartstikke mooi.”
Conclusie
Wat begon als een test is nu onderweg om een vaste werkwijze te worden. Door informatie tijdens de rit vast te leggen in plaats van achteraf te corrigeren, werkt Faber met een overzichtelijker en minder foutgevoelig proces, met betere samenwerking tussen planners en chauffeurs en minder papier en naverwerking.
